Como Controlar Prazos e Processos com Planilhas Simples

O acompanhamento de prazos e processos é um dos maiores desafios da advocacia. Mesmo pequenos esquecimentos podem gerar prejuízos financeiros e jurídicos. Utilizar planilhas simples é uma forma prática e acessível de organizar informações, monitorar prazos e manter a rotina do escritório sob controle.

1. Estrutura básica da planilha

• Crie colunas para identificação do processo: número, cliente e parte contrária.
• Inclua coluna para tipo de ação ou etapa do processo.
• Adicione coluna de prazo final e dias restantes até a data limite.
• Inclua status da tarefa (pendente, em andamento, concluído).
• Se desejar, adicione observações ou alertas para ações específicas.

2. Registro de prazos

• Insira imediatamente todos os prazos judiciais e administrativos assim que recebidos.
• Use formatação condicional para destacar prazos próximos.
• Atualize constantemente o status de cada etapa conforme o andamento do processo.
• Verifique diariamente a planilha para manter o controle efetivo.
• Inclua colunas de prioridade para identificar tarefas críticas.

3. Monitoramento de processos

• Registre cada movimentação relevante do processo na planilha.
• Use filtros para localizar rapidamente processos por cliente, status ou prazo.
• Inclua indicadores simples, como “dias em atraso” ou “percentual concluído”.
• Revise semanalmente para garantir que nenhum prazo seja perdido.
• Combine com alertas externos (e-mail ou notificações) para reforçar a segurança.

4. Automatizações simples

• Utilize fórmulas básicas de contagem regressiva para prazos.
• Use cores automáticas para prazos vencendo ou atrasados.
• Crie relatórios semanais ou mensais com resumo de pendências.
• Se possível, vincule a planilha a agendas digitais para lembretes automáticos.
• Documente procedimentos repetitivos para facilitar atualização futura.

5. Boas práticas

• Mantenha a planilha organizada e atualizada diariamente.
• Evite duplicidade de informações para não gerar confusão.
• Padronize nomes, códigos e status para facilitar filtros e buscas.
• Revise regularmente a estrutura para adaptá-la a novas necessidades.
• Compartilhe com a equipe apenas versões controladas para evitar alterações indevidas.

Conclusão

Com planilhas simples, é possível ter uma visão clara de todos os prazos e processos, garantindo organização, agilidade e segurança na gestão do escritório. A prática consistente de atualização e monitoramento minimiza riscos e aumenta a eficiência no trabalho jurídico.