Passo a passo: como conferir uma planilha de horas extras usando IA

Introdução

Conferir uma planilha de horas extras costuma ser uma maratona: dezenas de abas, fórmulas aninhadas, colunas com horários em formatos distintos, rubricas que variam por mês, componentes reflexos que mudam de acordo com convenção coletiva, feriados e jornadas especiais. O resultado é que advogados e peritos perdem horas preciosas “caçando” inconsistências que, em muitos casos, se repetem: base de cálculo incorreta, divisor errado, aplicação equivocada do adicional em domingos e feriados, ausência de integração do adicional noturno, cálculo de DSR fora do critério, intervalos suprimidos ignorados e assim por diante. A inteligência artificial entra nesse cenário como um copiloto técnico, acelerando a leitura, destacando padrões de erro e, principalmente, oferecendo uma segunda checagem lógica para o que a planilha “diz fazer”. Ela não substitui o profissional que continua responsável pela interpretação jurídica e pela assinatura do laudo —, mas amplia alcance, velocidade e segurança. O objetivo deste texto é mostrar, de forma fluida e prática, como usar IA para auditar planilhas de horas extras, da preparação dos dados às validações finas, passando por exemplos de prompts e pelos cuidados para que o resultado seja tecnicamente defensável.

Antes de começar: o pano de fundo jurídico e técnico que a IA precisa entender

A IA trabalha melhor quando recebe contexto. Em cálculos de jornada, esse contexto começa pela regra de contrato e pelos instrumentos normativos que incidem no caso. É determinante deixar claro qual é a jornada pactuada (semanal ou diária), qual é o divisor (220 para 44h semanais, 200 para 40h, 180 para 36h, e as particularidades de regimes como 12×36), quais são os adicionais aplicáveis (50% em dias úteis, 100% em domingos e feriados quando não compensados, outro percentual se a convenção coletiva trouxer regra diversa), como se tratam horas noturnas (redução da hora para 52min30s e adicional noturno), qual é a política de tolerância do art. 58, §1º, da CLT (variações até 5 minutos no início e término, somadas até o máximo de 10 minutos diários não geram extra), e se há banco de horas/compensação vigente, com critérios claros de compensação e limites temporais. Sem esses fundamentos, qualquer análise vira adivinhação; com eles, a IA passa a ler a planilha “com olhos de CLT”.

Vale também informar como serão tratados reflexos: se as extras integram DSR (a orientação majoritária as integra, observado critério aritmético consistente), se repercutem em férias com 1/3, 13º salário e aviso-prévio, e em que medida alimentam FGTS e multa de 40%. Em execuções, o capítulo de atualização e juros segue o entendimento vigente (na Justiça do Trabalho, IPCA-E na fase pré-judicial e, após a citação, SELIC; mas o foco aqui é a conferência da planilha-base). Quanto mais explícito estiver esse “manual do caso”, mais precisa será a auditoria automática.

Preparando a planilha para ser “legível” pela IA

Planilhas muito “decoradas” atrapalham a checagem. A dica é trabalhar com uma versão higienizada, preferencialmente em CSV ou XLSX simples, com cabeçalhos claros e sem mesclas. As colunas essenciais costumam incluir data, dia da semana, horário de entrada e saída, intervalo, horas diurnas, horas noturnas, extras 50%, extras 100%, adicional noturno, DSR de extras, e uma coluna de observações com feriados/banco de horas. É fundamental padronizar o formato de horas (HH:MM) e decidir se os cálculos internos convertem para decimal (8,5 horas) ou permanecem em tempo (08:30). Se a planilha original traz fórmulas complexas, preserve-as; se possível, gere também uma versão com os valores “colados como valores” para que a IA compare a intenção (fórmula) com o resultado (número). Sempre que houver convenção coletiva, crie um pequeno “dicionário” de regras em uma aba textual, que você poderá alimentar na IA como instruções de cálculo do caso.

Como explicar a jornada para a IA

Uma boa auditoria automática começa com uma pequena “cartilha” que o profissional fornece à IA. Em vez de pedir genericamente “verifique erros”, contextualize as regras de negócio. A fluidez da análise aumenta quando você define a meta: o que é uma hora extra para aquele contrato, quando há adicional de 50% e quando há de 100%, qual é o divisor mensal que o software deveria usar no rateio do salário-hora, como tratar tolerâncias, se existe compensação, como identificar feriados locais e nacionais, e qual é a política para DSR sobre extras. Essa cartilha se torna um prompt-base que você reaproveita em casos semelhantes.

Prompt-base sugerido (cole no início e adapte ao caso): “Considere a seguinte regra de cálculo: jornada contratual de 44h semanais (divisor 220), tolerância do art. 58, §1º, CLT (até 10 minutos diários não geram extra), adicional de horas extras de 50% em dias úteis e de 100% em domingos/feriados não compensados, adicional noturno de X% com hora noturna reduzida (52min30s), reflexos de horas extras em DSR pelo critério aritmético, e integração em férias + 1/3, 13º, aviso e FGTS. Avalie a planilha anexa, cujas colunas são: Data, Dia, Entrada, Saída, Intervalo, Horas_Diurnas, Horas_Noturnas, HE_50, HE_100, Adic_Noturno, DSR_HE, Observações. Verifique se as fórmulas e resultados estão consistentes com essas regras. Quando identificar inconsistências, liste a(s) linha(s), explique o motivo e calcule a diferença esperada. Se necessário, proponha fórmula de correção em Excel.”

Erros típicos que a IA consegue apontar rapidamente

A IA é muito eficaz em localizar padrões de inconsistência que, a olho nu, tomariam horas. Ela destaca, por exemplo, quando o adicional de 50% foi aplicado em um domingo marcado como “compensado”, quando o divisor 220 foi substituído por 200 sem justificativa, quando o DSR de extras foi calculado sobre extras noturnas sem regra expressa, quando a planilha soma horas em formato HH:MM com células convertidas para decimal sem o mesmo padrão, quando a tolerância legal foi desconsiderada em pequenos adiantamentos e atrasos, ou quando o adicional noturno apareceu sem que houvesse efetivamente labor no período noturno. Também detecta duplicidades, como lançar uma hora de feriado a 100% e, ao mesmo tempo, tratá-la como DSR pago.

Prompt objetivo para varredura de padrões: “Varra todas as linhas e identifique: (a) lançamentos de HE_100 em dias marcados como ‘compensados’; (b) DSR_HE maior que 1/6 da média semanal das extras; (c) células em HE_50 cuja fórmula difere das demais na coluna; (d) linhas com entradas/saídas cuja diferença, descontado o intervalo, seja ≤ 10 minutos acima da jornada contratual diária e que tenham horas extras lançadas; (e) ocorrências de Adic_Noturno em dias sem horas noturnas registradas. Liste a linha, descreva o critério violado e apresente o valor correto esperado.”

Transformando a IA em “auditor de fórmulas”

Mesmo quando os conceitos estão certos, as planilhas podem errar por fórmulas quebradas. A IA ajuda comparando padrões de fórmula em toda a coluna. Se 95% das células usam, por exemplo, =MAX((Saída-Entrada)-Intervalo-Jornada_Diária;0) e algumas utilizam uma variante que ignora o intervalo, o sistema chama atenção. Você pode pedir, ainda, que ela gere a fórmula correta em português (Excel PT-BR) e em inglês (para versões EN), e que substitua referências ambíguas por referências estruturadas (nome de colunas) quando o arquivo estiver em formato de Tabela do Excel.

Prompt técnico de fórmulas: “Analise a consistência das fórmulas nas colunas HE_50, HE_100, DSR_HE e Adic_Noturno. Informe quantos padrões distintos de fórmula existem em cada coluna, descreva-os e aponte quais linhas fogem ao padrão majoritário. Para cada coluna, proponha uma única fórmula correta (Excel PT-BR) que atenda às regras informadas, usando referências estruturadas.”

Conferindo a base de cálculo do salário-hora

Muitos erros relevantes nascem na base de cálculo. Se o salário-hora foi apurado com divisor errado, tudo a jusante fica viciado. A IA pode recomputar o salário-hora teórico a partir do salário-base informado e do divisor da jornada, e confrontar com o usado nas extras. Quando há adicionais incorporados ao salário ou pisos normativos com cláusulas específicas, vale anexar a cláusula em texto para que a IA ajuste a regra.

Prompt de reconciliação de base: “O salário-base mensal informado é R$ 2.200,00. O divisor aplicável, segundo as regras do caso, é 220. Recalcule o salário-hora teórico (R$/h) e verifique se as colunas de HE_50 e HE_100 multiplicam as quantidades de horas extras por esse R$/h e pelo respectivo adicional. Aponte linhas em que o valor por hora implícito diverge mais de 1% do teórico.”

DSR sobre horas extras sem mistério

O descanso semanal remunerado calculado sobre extras é uma fonte constante de controvérsias. A IA não “decide” qual tese aplicar, mas ajuda a verificar se o critério matemático escolhido foi executado corretamente. Se o cálculo adota a fórmula aritmética proporcional (total de horas extras da semana dividido pelos dias úteis trabalhados, multiplicado pelos dias de repouso), a IA pode recomputar semana a semana e comparar com a coluna de DSR_HE. Basta esclarecer o método e, se for o caso, o calendário de feriados.

Prompt para DSR de extras: “Recalcule o DSR sobre horas extras por semana, usando o critério: DSR_HE_Semana = (HE_Semana / Dias_Úteis_Trabalhados) × Dias_Descanso. Compare com a coluna DSR_HE e liste as semanas com diferença absoluta superior a R$ 5,00, explicando a provável causa (ex.: feriado não marcado, segunda sem apontamento, divisor de dias útil errado).”

Jornada noturna e a hora de 52min30s

Planilhas muitas vezes somam minutos noturnos como se fossem horas cheias. A hora noturna reduzida exige ajuste: cada 60 minutos trabalhados no período noturno correspondem a 1h08 na contagem para fins de adicional. A IA pode conferir se a planilha aplicou esse fator corretamente, se o adicional noturno foi calculado sobre a base adequada e se houve integração de extras noturnas na base dos reflexos.

Prompt para hora noturna: “Verifique se nas linhas com labor no período noturno a contagem de Horas_Noturnas aplicou a redução de 52min30s (fator 60/52,5 ≈ 1,142857). Identifique divergências entre a quantidade lançada e a quantidade ajustada. Em seguida, confira se o Adic_Noturno foi calculado sobre (R$/h × Horas_Noturnas_Ajustadas × percentual do adicional). Aponte e corrija.”

Regimes especiais: 12×36, banco de horas e compensações

Quando há 12×36 válido, a regra de extra muda sensivelmente. O mesmo vale para bancos de horas com compensação válida dentro do período e para acordos de compensação semanal (sábado). A IA não “presume” validade; ela acata a regra que você descreve. Por isso, crie um bloco textual cur curto que explique como tratar esses cenários e peça à IA para identificar onde a planilha contrariou a própria regra indicada. Se o 12×36 prevê pagamento em dobro no feriado trabalhado, a IA checa se os feriados foram marcados e pagos a 100%. Se o banco de horas compensa no mês, ela verifica se houve lançamento duplicado de horas extras pagas e também computadas como compensadas.

Prompt para regimes especiais: “Considere que há regime 12×36 válido. Não há extras por extrapolação diária, mas há pagamento em dobro no feriado laborado. Verifique se as colunas HE_100 de feriados laborados estão completas e se não há HE_50 indevida por ‘quebra’ de 12 horas. Em outro cenário, considere banco de horas mensal com compensação total: verifique se horas extras lançadas no início do mês foram compensadas até o fim dele; se foram e mesmo assim constam como pagas, sinalize duplicidade.”

Amostragem inteligente: quando conferir tudo é inviável

Em causas com centenas de linhas, a IA ajuda a desenhar uma amostragem estatisticamente razoável: sorteio de semanas representativas, seleção de meses com maior volume de extras, foco em períodos com mudanças de salário ou de convenção coletiva. Depois de definida a amostra, peça recomputações completas para esses recortes, com reconciliação por rubrica. Isso dá um horizonte financeiro do potencial erro e embasa um pedido de auditoria ampla ou revisão da planilha inteira.

Prompt de amostragem e reconciliação: “Selecione três meses: um com maior volume de HE, um com menor e um no período de mudança de salário. Recalcule integralmente HE_50, HE_100, Adic_Noturno e DSR_HE nesses meses e apresente um quadro-resumo por rubrica confrontando ‘Planilha’ × ‘Recalculado’ × ‘Diferença’. Se a diferença exceder 2% do total de cada mês, descreva as causas prováveis.”

Do número à narrativa: pedindo à IA que “conte a história” das divergências

Números não convencem sozinhos; a narrativa técnica é decisiva. Depois de levantar as inconsistências, convide a IA a redigir um texto claro, com linguagem pericial, explicando cada tipo de erro, seu fundamento jurídico e o impacto financeiro. Essa versão vira a base da impugnação, do parecer ou dos esclarecimentos do perito assistente. A orientação é ser pedagógico, evitando jargões excessivos, e amarrar cada conclusão a um critério objetivo previamente enunciado.

Prompt para a narrativa técnica: “Redija uma exposição técnica, em tom pericial, explicando as divergências encontradas nos itens (a) divisor incorreto, (b) DSR sobre horas extras calculado com fórmula diferente da adotada, (c) adicional noturno sem hora reduzida, (d) tolerância legal desconsiderada. Para cada item, indique: regra aplicada, amostra de linhas afetadas, diferença média por mês e estimativa do impacto financeiro no período. Evite adjetivações; foque em método e reprodutibilidade.”

Reflexos: o efeito dominó que não pode ser ignorado

Identificada a diferença nas horas extras “mãe”, é hora de verificar o efeito dominó nos reflexos. A IA recomputa, por exemplo, o 13º com base na média das extras, as férias com 1/3, o aviso-prévio indenizado quando for o caso, e monta um fluxo de FGTS, inclusive sobre DSR de extras quando integrados. Aqui, a regra de cada tribunal/região e da convenção coletiva pesa; por isso, alimente a IA com o que vale no seu caso e peça quadros de reconciliação que separem principal e reflexos, para não misturar alhos e bugalhos.

Prompt para reflexos: “Aplique os reflexos das diferenças de horas extras recalculadas em: férias + 1/3 (média legal), 13º salário (média), aviso-prévio indenizado (se aplicável), FGTS 8% mês a mês. Gere um quadro mensal com colunas: Dif_HE, Dif_DSR_HE, Dif_Férias_1/3, Dif_13º, Dif_Aviso, FGTS_Sobre_Diferenças. A seguir, some por ano e por rubrica.”

Boas práticas de sigilo e qualidade dos dados

Antes de compartilhar qualquer planilha com uma ferramenta de IA, pense no sigilo. Sempre que possível, anonimize dados pessoais e use ambientes que garantam confidencialidade. Padronize cabeçalhos e mantenha um glossário interno: isso ajuda a IA a entender que “HE_50” e “Horas_Extras_50” são a mesma coisa, reduzindo ruído. Garanta também a “verdade da fonte”: relógios de ponto com inconsistências ou espelhos sem assinatura podem contaminar toda a análise. A IA é excelente em apontar incoerências internas, mas não substitui o crivo sobre a confiabilidade do documento de origem.

Um miniestudo de caso para amarrar tudo

Imagine um operador de máquinas com jornada contratual de 44h semanais, salário-base de R$ 2.420,00, labor das 8h às 18h com 1h de intervalo, de segunda a sexta. A planilha do réu aponta, para março, 22 horas extras a 50%, 8 horas a 100% e R$ 180,00 de DSR sobre extras. Ao alimentar a IA com as regras do caso e a planilha higienizada, ela identifica que, em duas segundas-feiras, o empregado entrou 8 minutos mais cedo e saiu 7 minutos mais tarde, lançando-se 0h15 como extra em cada dia. A IA lembra da tolerância do art. 58, §1º, e retira essas duas parcelas. Detecta também que as oito horas a 100% foram de um feriado trabalhado, mas o DSR do mesmo período considerou essas horas na base, duplicando o efeito; corrige o DSR para R$ 142,00. Ao recomputar a base do salário-hora (2.420/220), percebe que a planilha usou divisor 200, inflando o R$/h e todo o bloco de extras. Por fim, reconcilia reflexos e mostra que, somente naquele mês, a diferença correta é de –R$ 167,80. Com a narrativa técnica pronta, você tem, em minutos, a essência de uma impugnação defensável.

IA como aliada, não como “juiz” do cálculo

Em nenhum momento a IA decide tese jurídica; ela executa a regra que você define e testa a coerência da planilha com essa regra. É justamente aí que mora a segurança: quem manda é o profissional. Se a convenção coletiva altera percentuais, se a empresa adota banco de horas válido, se a jurisprudência regional trata DSR de modo distinto, tudo isso deve entrar no prompt-base. A IA acelera a auditoria, encontra padrões e sugere correções; o perito e o advogado filtram, validam e assinam.

Concluindo: estabeleça um “pipeline” de auditoria com IA

Depois de experimentar algumas vezes, vale cristalizar um fluxo que vire método do escritório ou da empresa de perícia. Ele pode seguir uma cadência simples: higienização da planilha, criação/atualização do prompt-base com as regras do caso, varredura de fórmulas, reconciliação do salário-hora, checagens específicas (tolerância, DSR, noturno, domingos/feriados, compensações), amostragem e recomputação total de recortes, reflexos e narrativa técnica. Guarde seus melhores prompts como modelos e mantenha um checklist mínimo para cada matéria. Essa repetibilidade transforma a IA de “curiosidade” em ferramenta de produção consistente, com economia real de tempo e redução de riscos.

No fim do dia, o que separa uma conferência mediana de uma conferência excelente é o quanto você consegue transformar regras jurídicas em regras de negócio legíveis para a máquina e, depois, o quanto você consegue traduzir achados técnicos em narrativa persuasiva para o juiz. A IA faz a primeira parte com velocidade incomparável; a segunda parte continua sendo a arte do profissional. Quando essas duas peças se encaixam, a planilha de horas extras deixa de ser um labirinto e vira um mapa claro, com cada desvio marcado e quantificado.