Como Usar Planilhas para Controle de Prazos e Clientes

Manter o controle de prazos processuais e informações de clientes é essencial para evitar erros e atrasos na advocacia. Planilhas bem estruturadas oferecem uma forma prática, visual e personalizável de gerenciar essas informações, garantindo organização e agilidade no escritório.

1. Estruture suas planilhas

• Crie abas separadas para clientes, processos, prazos e financeiro.
• Inclua colunas essenciais como número do processo, cliente, partes envolvidas, data de início, data de fim e status.
• Defina cores e formatações condicionais para destacar prazos próximos ou pendências críticas.
• Padronize a nomenclatura de clientes e processos para facilitar buscas e filtros.
• Adicione campos para observações importantes ou próximos passos de cada processo.

2. Automatize cálculos e alertas

• Utilize fórmulas para calcular automaticamente datas de vencimento e prazos finais.
• Crie alertas visuais para prazos que estão prestes a expirar.
• Automatize somatórios e controles financeiros, como honorários, custas e despesas processuais.
• Integre planilhas com agendas e calendários digitais para receber notificações automáticas.
• Utilize tabelas dinâmicas para gerar relatórios resumidos por cliente, tipo de processo ou período.

3. Organize o acompanhamento de clientes

• Mantenha registro completo de contatos, reuniões, histórico de atendimentos e documentos entregues.
• Utilize filtros para priorizar clientes que demandam atenção imediata.
• Registre ações pendentes e prazos internos para cada etapa do atendimento.
• Padronize campos para tipo de serviço prestado e status do processo.
• Revise periodicamente a planilha para atualizar informações e eliminar dados desnecessários.

4. Dicas de produtividade

• Evite duplicidade de informações utilizando validação de dados e listas suspensas.
• Salve backups regulares para evitar perda de dados importantes.
• Compartilhe planilhas em nuvem para acesso seguro por toda a equipe.
• Padronize modelos de planilhas para novos processos e clientes.
• Combine planilhas com softwares de automação, como AnyCalc, para maior eficiência e precisão.

Conclusão

Planilhas são ferramentas poderosas para organizar prazos, processos e clientes, desde que bem estruturadas e acompanhadas de automatizações inteligentes. Elas permitem que advogados e equipes mantenham controle total, evitando atrasos e otimizando a gestão do escritório.